In der sechsten und letzten Folge unserer Miniserie zu Microsoft Copilot widmen wir uns einem fortgeschrittenen Thema: Der Extensibility - also den Erweiterungsmöglichkeiten von Copilot. Antje und Thomy diskutieren, wie Unternehmen über die Standardfunktionen hinausgehen können, um Copilot noch mächtiger und relevanter für ihre spezifischen Anforderungen zu machen.

Was wurde besprochen?

• Die zwei Kategorien der Extensibility:
  • Knowledge-Erweiterung: Anbindung externer Wissensquellen (SAP, Salesforce, Zeiterfassung etc.) an Copilot, damit dieser auf mehr als nur Microsoft 365-Daten zugreifen kann
  • Skills-Erweiterung: Ermöglicht Copilot, Aktionen in externen Systemen auszulösen (z.B. Zeitbuchungen vornehmen oder Datensätze aktualisieren)
• Agents als Schlüsselelement:
  • Agents sind spezialisierte Erweiterungen für Copilot für bestimmte Aufgabenbereiche
  • In SharePoint bereits standardmäßig verfügbar ("Chat with Documents")
  • Möglichkeit, eigene Agents auf Basis von Dokumentenbibliotheken zu erstellen
  • Praktisches Beispiel: Agent für SAP-Dokumentation, der komplexe Fragen zu 5.000-6.000 Seiten Dokumentation schnell beantworten kann
• Entwicklungsoptionen für Agents:
  • Einfache Agents können direkt in SharePoint mit vorhandenen Dokumenten erstellt werden
  • Copilot Studio (ehemals Power Virtual Agents) erlaubt fortgeschrittene Agent-Entwicklung
  • Möglichkeit, Copilot selbst zu nutzen, um Agents zu entwickeln ("Copilot prompten, damit der dir ein Agent baut")
• Herausforderungen und strategische Überlegungen:
  • Verschiedene Plattformen bieten ihre eigenen Agents (z.B. "Agent Force" bei Salesforce)
  • Entscheidungen notwendig: Welche Agents nutzen? Wo entwickeln? Wie aktuell halten?
  • Governance-Fragen werden bei zunehmender Agent-Nutzung wichtiger

Schlüsselelemente aus dem Podcast

1. Vom Einfachen zum Komplexen: Einstieg in die Extensibility kann mit vorhandenen SharePoint-Dokumenten beginnen - keine Entwicklerkenntnisse notwendig für erste Schritte.
2. Use-Case-Orientierung: Der Fokus sollte immer auf dem konkreten Mehrwert für die Endanwender liegen, nicht auf der Technologie selbst.
3. Zielgruppenspezifischer Ansatz: Für kleine Teams mit spezifischen Anforderungen kann Extensibility früher relevant sein; für breite Ausrollungen sollte sie nicht der erste Schritt sein.
4. Zukunftsperspektiven: Die Kommunikation zwischen verschiedenen Agents und automatisierte Abläufe (Scheduled Prompts) deuten bereits auf die nächste Evolutionsstufe von Copilot hin.
5. Realistische Einschätzung: Trotz der beeindruckenden Möglichkeiten ist eine nüchterne Betrachtung wichtig - nicht jede neue Technologie verändert alles grundlegend.

Die Extensibility-Funktionen von Copilot eröffnen völlig neue Möglichkeiten, indem sie die Grenzen zwischen verschiedenen Unternehmenssystemen überwinden. Während die technologischen Möglichkeiten beeindrucken, bleibt der praktische Nutzwert für die Anwender das entscheidende Kriterium. Für IT-Abteilungen und Fachabteilungen gleichermaßen stellt sich nicht mehr die Frage "ob", sondern "wie und wann" sie diese Erweiterungsmöglichkeiten in ihre Copilot-Strategie einbinden.

Damit schließen wir unsere sechsteilige Miniserie zu Microsoft Copilot ab. Wir haben die grundlegenden Konzepte, Implementierungsstrategien, ROI-Betrachtungen, Governance-Aspekte, Trainingsansätze und nun die Erweiterungsmöglichkeiten beleuchtet. Wir hoffen, dass diese Serie einen umfassenden Einblick in die Welt von Microsoft Copilot geboten hat und Unternehmen auf ihrem Weg zur erfolgreichen Implementierung unterstützt.

In der fünften Folge unserer Miniserie zu Microsoft Copilot widmen wir uns einer praktischen Herausforderung: Wie gestaltet man das Training und die Weiterbildung in einer Welt, in der sich Cloud-Tools ständig verändern? Antje und Thomy diskutieren, welche Ansätze tatsächlich funktionieren und wie Unternehmen ihre Mitarbeitenden auf dieser kontinuierlichen Lernreise begleiten können.

Was wurde besprochen?

• Die emotionale Komponente von KI-Tools:
  • Copilot und ähnliche KI-Tools sind oft emotional aufgeladene Themen für Mitarbeitende
  • Verschiedene Ausgangspositionen: Während manche (wie Thomy) zwischen verschiedenen KI-Tools wechseln, haben andere noch kaum Berührungspunkte
  • Unterschiedliche Perspektiven: Studierende nutzen KI bereits selbstverständlich, während langjährige Mitarbeitende häufig skeptischer sind
• Herausforderungen bei der Integration in den Arbeitsalltag:
  • Umstellung gewohnter Arbeitsabläufe erfordert bewusste Anstrengung und Zeit
  • Viele realisieren erst im Nachhinein: "Das hätte ich mit KI einfacher lösen können"
  • Copilot-Funktionen sind nicht immer so intuitiv sichtbar wie bei anderen Tools (z.B. Teams)
• Empfehlungen für effektives Training:
  • Fokus auf wenige Anwendungen zu Beginn (idealerweise Outlook, Teams und Word)
  • Asynchrone Lernmöglichkeiten anbieten, damit Mitarbeitende im eigenen Tempo lernen können
  • Beispiel-Prompts nicht nur teilen, sondern "sezieren": Warum funktioniert ein Prompt gut?
  • Champions-Community aufbauen, die Unterstützung im direkten Arbeitsumfeld bietet
  • Kontinuierliche Begleitung statt einmaliger Kick-off-Veranstaltungen
• Über die Grundfunktionen hinausdenken:
  • Nicht bei "Zusammenfassen, Übersetzen, als Gedicht formulieren" stehen bleiben
  • Die Auseinandersetzung mit Zielgruppen und Kommunikationszielen vertiefen
  • KI selbst nutzen, um bessere Prompts zu entwickeln ("Inception"-Ansatz)

Schlüsselelemente aus dem Podcast

1. Change-Mündigkeit etablieren: Organisationen müssen eine Kultur entwickeln, in der kontinuierliche Veränderung als normal akzeptiert wird und Mitarbeitende resilient auf Neuerungen reagieren können.
2. Emotionaler Umgang: Statt mit "Fear of Missing Out" zu arbeiten, sollten Organisationen einen sicheren Raum für Experimente schaffen und emotionale Reaktionen auf KI-Tools ernst nehmen.
3. Authentizität bewahren: Trotz KI-Unterstützung sollte der eigene Stil und die eigene Denkweise nicht verloren gehen – besonders angesichts der Flut von generischen KI-generierten Inhalten in sozialen Medien.
4. Crawl, Walk, Run: Die schrittweise Einführung mit Fokus auf wenige, aber häufig genutzte Anwendungen verhindert Überforderung und ermöglicht echte Integration in den Arbeitsalltag.
5. Kontinuierliche Reflexion: Sich regelmäßig Zeit nehmen, um zu überlegen, wie KI-Tools den eigenen Arbeitsalltag verbessern könnten – die durch Copilot gewonnene Zeit genau dafür zu nutzen.

Die Diskussion zeigt deutlich: Der Umgang mit ständigen Veränderungen erfordert eine neue Art des Lernens und der Weiterbildung. Statt abgeschlossener Trainingseinheiten braucht es kontinuierliche Begleitung, Austausch und eine Kultur, die Experimentieren fördert. Die größte Herausforderung liegt nicht im technischen Verständnis, sondern in der Integration in gewohnte Arbeitsabläufe und im Umgang mit emotionalen Reaktionen auf diese neue Arbeitsweise.

In der nächsten und letzten Folge unserer Miniserie werden wir abschließende Erkenntnisse und Empfehlungen für die erfolgreiche Implementierung von Microsoft Copilot zusammenfassen.

In der vierten Folge unserer Mini-Serie zu Microsoft Copilot widmen wir uns einem entscheidenden Aspekt, der bei der Einführung neuer Technologien oft zu kurz kommt: der Governance. Antje und Thomy diskutieren, welche Governance-Aspekte bei der Implementierung von Copilot tatsächlich relevant sind und wie Unternehmen damit umgehen können.

Was wurde besprochen?

• Definition von Governance:
  • Ursprung des Begriffs aus der Schifffahrt: Steuern und lenken
  • Unterschied zwischen "to govern" (strategische Ebene) und "to manage" (operative Umsetzung)
  • Für Endanwender bedeutet gute Governance: Tools nutzen können, ohne sich Sorgen machen zu müssen
• Oversharing als oft diskutiertes Problem:
  • Copilot verändert keine Berechtigungen, sondern setzt auf bestehende auf
  • Die Technik basiert auf Suchfunktionen: Prompts lösen Suchanfragen aus, deren Ergebnisse ins Large Language Model fließen
  • Was Copilot findet, wäre auch über die normale Suche auffindbar – es wird nur anders präsentiert
• Tiefer liegende Governance-Herausforderungen:
  • Jailbreaking, Prompt Injection und Data Exfiltration durch externe Plugins und Agents stellen größere Risiken dar
  • Mit zunehmender Anzahl an Copilot-Plugins und -Agenten steigt die Komplexität des Governance-Bedarfs
• Lösungsansätze für Governance-Herausforderungen:
  • Technische Lösungen: SharePoint Advanced Management, Datenklassifizierung, Sensitivity Labels
  • Ausschließen bestimmter Site Collections von der Copilot-Integration (derzeit bis zu 200 möglich)
  • Organisatorische Maßnahmen: Zusätzliche NDAs für frühe Nutzer, stufenweise Einführung

Schlüsselelemente aus dem Podcast

1. Die Taschenlampen-Analogie: Copilot ist wie eine Taschenlampe, die unter das Sofa leuchtet und zeigt, was schon immer da war – er schafft keine neuen Probleme, macht aber bestehende sichtbar.
2. Governance als Spielfeldabsteckung: Governance definiert den Rahmen, in dem sich Nutzer frei bewegen können – wie ein Fußballfeld mit klaren Grenzen, aber Freiheit innerhalb dieser Grenzen.
3. Pragmatischer Umgang mit Risiken: Bei großen Organisationen ist eine 100%-Lösung oft nicht realistisch – Risikomanagement und bewusste Entscheidungen sind wichtiger als das Warten auf Perfektion.
4. Organisatorische Verantwortlichkeiten: Die Frage "Wem gehört Copilot im Unternehmen?" ist entscheidend für effektive Governance. Die horizontale Integration der Technologie erschwert klare Zuordnungen in klassischen Organisationsstrukturen.
5. Bestehende Probleme werden sichtbarer: Was vorher schon nicht richtig aufgesetzt war, wird durch Copilot transparenter. Die Technologie gibt einen neuen Anlass, grundlegende Governance-Fragen zu adressieren.

Die Diskussion zeigt deutlich: Copilot selbst verändert keine Berechtigungen oder Sicherheitseinstellungen, sondern macht bestehende Schwachstellen in der Informationsarchitektur sichtbarer. Statt Copilot als Risiko zu betrachten, können Unternehmen die Einführung als Chance nutzen, ihre Governance-Strukturen zu überdenken und zu verbessern.

In der nächsten Folge unserer Mini-Serie werden wir weitere praktische Aspekte der Copilot-Implementierung beleuchten. Bleiben Sie gespannt auf weitere Einblicke und Erfahrungen aus unseren Projekten.